しかし、「不快な思いをしたことを指摘したことはありますか」という問いに「ある」と答えた人はわずか2％でした。ダメなメールにも関わらず、改善されることなくそのまま書いてしまっているとしたらゾッとしますね。
では、どうしたらいいでしょうか？ よく言われるのは簡潔に書くべきという「効率性」の観点ですが、実は個人が認識されやすいという特性上、相手との「関係性」や自分の「人間性」をどう表現するかという観点もとても重要なのです。ではそれぞれの考えるべき点をご紹介していきましょう。
効率のよいメールは、一往復半のやりとりで完結する
まず、効率性ですが、「短く簡潔に書く」、「わかりやすい件名にする」というだけでは、不十分です。相手が読む労力を減らすという意味では、冗長な表現をやめるのはもちろんよいことですが、短く書いていても、相手が理解できずに、質問を返さなくてはいけなかったりしては、むしろ手間をかけていることになってしまいます。
理想は、「一往復半」でやりとりが終了する
これが最も効率的です。「自分がメールを出す→相手がYes/Noまたは、選択肢に回答をする→自分が最終確認をする」というだけでやりとりが終わるイメージです。
この一往復半は簡単な日程調整などのやりとりはもちろんですが、上司に意思決定をしてもらうという難しいメールでも同様です。
「本件どうしましょう？」と上司にすべてを委ねてしまうのではなく、たとえば「本件の対応には3つの案があります。私はA案にすべきと考えます。理由は○○だからです。よろしければこのまま進めます」と選択肢と選んでもらいたい理由を送ることで、多忙でも「Yes」だけでやりとりができます。
また「お客様が回答を待たれているため、明朝までに判断をいただけますようお願いします」と付け加えることで、いつまでに返信をしなくてはいけないのか優先順位も判断しやすいため、返事がなかなかこなくて、「あの件についてご連絡お待ちしております」など催促メールを出すということも防げます。
私は部下が数十人いた時には、1日に数百通のメールを受信していましたが、明らかに返事をしやすいメールと、「何だか時間がかかりそう……」と後回しにするメールがありました。返信を楽にする配慮があるメールは当然処理が早まりますし、送ってきた相手に対しても「この人は仕事ができる」という評価になるので、当然キャリアに差がついてきます。
