STEP3 データ化して捨てる
紙そのものではなく、そこに書かれている情報に価値があるなら、データ化して紙は捨てる。データ化といっても難しいことはなし。単に写真に撮って画像として保存するのだ。
「健康診断の結果や町内会の行事予定など、画像にしてクラウドに保存しておけば、スマホでいつでもどこでも確認ができて便利です。締め切りがあるなら紙のカレンダーに書いておき、詳細は画像でチェック。こうすれば余計な紙が増えません」
このとき画像フォルダを作り、ジャンル別に画像保存しておくと必要な情報がサッと引き出しやすくなる。
画像が多くなってきたら、「グーグルキープ」というアプリを使うのもおすすめ。画像に名前がつけられるうえに、仕事、健康、暮らしなどに分類して保存できるので、より中身が把握しやすくなる。
LINEもデータ保存に便利
「クラウドなんて、よくわからない」と尻込みしてしまうなら、LINEを使ってデータ保存をするのも一手。
「家族でグループLINEを作って、そこに撮影した画像をアップしていきます。これなら家族みんなが情報を共有できるというメリットも。またLINEには“LINEキープ”という機能があり、ここに画像やLINE内のコメントを保存することができるので、こちらを使っても便利ですよ」 詳しい家族の力を借りては。
STEP4 ファイリングする
ここまでやると、残ったのは「金目の紙」か「使う目的のある紙」だけになっているはず。あとはファイルボックスを用意して紙をジャンル別に分けしていくのみ。
「ジャンルは5つあるといいでしょう。子どもがまだ学生ならもう1つ“教育”のジャンルをプラスするといいです」
注目したいのが未処理ボックス。これはボックスに仕分ける前の一時置き場として使う。
「例えば金融機関から紙が届いたけど、今から外出しなければいけない、というときに使用。今までならテーブルや棚の上に置いていたけど、それをやめて未処理ボックスに入れるんです。後で読んで、捨てるのか、データ化するのか、ファイリングするのかを判断します。あくまでも一時置き場なので、入れっぱなしにならないように注意」
この時点では、きれいに収納しようと思わず、ポイポイ投げ入れる感じでOK。中身が増えてきたり、ため込んだ紙を仕分けるときに、ボックスの中をさらに仕切って使いやすくアレンジしていく。入ってくる紙が1枚残らずファイルボックスに収まったら、家族が出し入れしやすいよう、ボックスはリビングに設置する。
